Please find the German version below!
Dear colleagues,
Please ensure that all of your vacation entitlement for the calendar year 20XX is planned and registered by DD.MM.YYYY. If you have not taken your vacation entitlement by the end of this calendar year, the days will automatically expire by law. A transfer of vacation days from one calendar year to the next calendar year is only permitted if this is justified by urgent operational or personal reasons. Please note that transferred vacation days have to be taken by 31 March 20XX. Should you need to transfer vacation days, please talk to your Section Principal/leader. If you have been on long sick-leave terms specific regulations apply. Please contact HR for more information.
If you are unsure how many vacation days you are still entitled to for the calendar year 20XX, please contact the responsible contact person below.
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Liebe Kollegen,
hiermit fordern wir euch auf, eure Urlaubstage für das Kalenderjahr 20XX bis zum DD.MM.YYYY einzureichen und bis zum 31. Dezember 20XX zu verplanen. Solltet ihr die Urlaubstage nicht bis zum Jahresende genommen haben, verfallen sie laut Gesetz. Eine Übertragung des Urlaubsanspruches von einem Kalenderjahr in das nächste ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oder in eurer Person liegende Gründe dies rechtfertigen. Ist dies der Fall, können die Urlaubstage bis zum 31. März 20XX genommen werden. Bitte besprecht dies mit eurem Vorgesetzten. Ausnahmen bzw. spezielle Regelungen bestehen für den Verfall von Urlaub bei zurückliegender Langzeitkrankheit. Für Rückfragen steht HR gern zur Verfügung.
Bitte wendet euch an den zuständigen Ansprechpartner, wenn ihr unsicher seid, wie viele Urlaubstage euch noch zusteht. Für Rückfragen stehe ich gern zur Verfügung.